9 kostenlose Tools, die Deinen Side-Business Alltag erleichtern

Achtung, bevor ich Dir meine top 9 Tools vorstellen, die Deinen Side-Business Alltag revolutionieren können, möchte ich mit einer Warnung beginnen: Tools – egal ob kostenlos oder kostenpflichtig – sind kein „Allheilmittel“ und können Dich nur unterstützen. Erst wenn der Ablauf bzw. Prozess von etwas für Dich klar ist, kannst Du ein Tool nutzen, um diesen effektiver bzw. zeitsparender umzusetzen. Vor allem aber bedeuten sie zu Beginn, bis sie eingerichtet sind und Du im Umgang routiniert bist, erst mal mehr Zeitaufwand! Aber wenn dann alles läuft, können sie Deinen Business Alltag immens erleichtern.

1. Nutzt Du noch einen Papierkalender?

Ach herrje, ich höre schon die ersten tiefen Seufzer. Obwohl ich Technik an sich liebe, kann ich gar nicht sagen, wie viele Anläufe ich gebraucht habe, bis ich tatsächlich auf einen elektronischen Kalender umgestellt habe und wirklich glücklich damit war. Ich hatte sogar so einen „Mini-Computer“ – in etwas so groß wie ein Taschenrechner – der nichts anderes war als ein elektronischer Kalender. Da war von mit dem Internet verbunden und automatischer Synchronisation noch lange keine Rede.

Heute nutze ich seit mehreren Jahren einen Google Kalender und liebe es. Egal ob ich unterwegs bin oder vor dem Computer sitze, ich kann ihn überall mit einem schnellen Klick aufrufen und etwas nachschauen oder eintragen. Zehn Minuten vor einem Termin, erinnert mich mein Handy automatisch, damit ich nichts vergessen oder übersehen kann, regelmäßige Termine kann ich in einem Schwung als Serie eintragen und selbst, wenn ich mich in einem Jahr darauf aufmerksam machen lassen möchte, dass ich z.B. einen Vertrag fristgerecht kündige, kann ich heute schon eine Erinnerung dafür festlegen und es gleich wieder aus meinem Kopf streichen.

Vor allem aber möchte ich die Möglichkeit zur automatischen Terminvereinbarung nicht mehr missen!

2. Automatische Terminvereinbarung und Bestätigung

Mir ging dieser Ping Pong bei Terminvereinbarungen immer schon kräftig auf die Nerven und wenn man das dann vielleicht auch noch über Nachrichten schreiben macht, kann es auch ganz schön zeitraubend sein. Es gibt einige Tools, mit denen man automatisch Termine vereinbaren kann, ich persönlich habe Calendly für mich entdeckt und so lieben gelernt, dass ich es sogar inzwischen in der bezahlten Variante nutze. Der Preis mit unter € 100,- pro Jahr ist aus unternehmerischer Sicht auch kein großes Thema.

Aber zurück zur kostenlosen Version und den Möglichkeiten. Ein Terminvereinbarungstool ist sozusagen Dein privates Sekretariat, dass für Dich Termine vergibt, diese auch gleich bestätigt, Dich darüber informiert und Dir den neuen Termin in Deinen Kalender einträgt. Cool, was?

Du legst dabei die „Spielregeln“ fest, zu welchen Zeitpunkten man sich einen Termin aussuchen kann, diese können sich auch von Woche zu Woche unterscheiden. Keine Sorge, solltest Du Dir manuell etwas in den Kalender eintragen, so synchronisieren sich Dein Kalender und das Tool und der Termin wir nicht mehr zu Buchung angezeigt.

Da es für mich so eine geniale Sache war, als ich Calendly für mich eingerichtet hatte, gibt es inzwischen sogar einen kleinen Kurs von mir, wo ich Dir zeige, wie Du es in der kostenlosen Version optimal für Dich nutzen kannst.

3. Phrase Express: Klicken statt tippen

Das dritte Tool, auf das ich Dich aufmerksam machen möchte, ist Phrase Express. Ich persönlich nutze es „nur“ am Computer, da es am Handy leider nur für Apple und nicht mehr für Android verfügbar ist, aber es ist einfach extrem praktisch.

Egal, ob ich schnell meine Steuernummer brauche oder einen Link zu einem Blogartikel von mir teilen möchte, ich rufe es mit einer von mir festgelegten Tastenkombination auf und klicke auf den gespeicherten Textbaustein. Was natürlich bei Dingen wie IBANs neben einer nicht unbeträchtlichen Zeitersparnis, auch einen Ausschluss von Fehlerquellen – wie Vertippern – bedeutet. Du kannst Dir quasi alle Textbausteine, die Du häufig brauchst selbst einspeichern (ich mache das z.B. auf für Hashtags) und diese entweder durch Anklicken oder durch eine von Dir gewählte Tastenkombination schnell irgendwo einfügen.

4. Kennst Du Mindmaps?

Erst vor Kurzem haben wir im Zoom Meeting meines aktuellen Onlinekurses Vision über Mindmaps gesprochen. Mindmaps sind nichts neues, früher hat man sie hat einfach per Hand auf einem Blatt Papier gemacht. Der Sinn ist, Ideen und Gedanken zu einem bestimmten Thema zu sammeln und möglichst viele Anregungen festzuhalten. So kannst du ein Thema für Dich „aufmachen“ und auch immer wieder erweitern und vertiefen.

Selbstverständlich kann man das heutzutage auch auf dem Computer machen. Ich persönlich nutze dafür gerne das kostenlose Tool Xmind. Es hat zugegeben ein wenig gedauert, bis ich mich in die Nutzung eingefunden habe, das liegt aber wahrscheinlich auch daran, dann ich ein visueller Typ mit dem Hang zum Perfektionismus bin und eine genaue Vorstellung habe, welche Form und Farbe die Linien und Felder haben sollen.

So habe ich dann verschiedene Mindmaps zu unterschiedlichen Themen z.B. für Blogartikel bei mir am Computer gespeichert und kann immer wieder darauf zugreifen, wenn ich zum gleichen Hauptthema einen neuen Betrag schreiben möchte.

5. To Do's und Aufgaben managen: Trello

Heureka, wer hätte das gedacht, dass ich einmal so von Trello begeistert sein werde?  

Trello ist kostenloses Onlinetool zur Aufgaben- und Projektverwaltung. Es ist auf visuelle Karteikarten aufgebaut und gibt Dir immens viele Möglichkeiten zur Planung und Organisation. Wie beim elektronischen Kalender habe ich mehrere Anläufe gebraucht, um mich damit anzufreunden. Heute nutze ich es für die Planung von Kursen, sammle verschiedene Ideen bzw. Screenshots von Inspirationen, die ich im Netz entdecke und vieles mehr.

Das ist allerdings nur ein Bruchteil der Möglichkeiten, die Trello bietet! Wenn Du wissen möchtest, ob Trello auch etwas für Dich ist, dann empfehle ich Dir den schnellen Einstieg in Trello von Claudia Kauscheder von Abenteuer Home-Office. 

6. Canva - das wohl meistgenutzte Grafiktool

Wenn es darum geht kleinere oder größere hübsche Grafiken zu erstellen oder sogar größere Präsentationen, ein E-Book oder eine Drucksorte, dann kommt man inzwischen um Canva wohl kaum mehr herum. Es ist unglaublich, wie viele Möglichkeiten der Betreiber hier bereits in der kostenlosen Variante zur Verfügung stellt und auch ich nutze es für diverse Dinge. So mache ich die Thumbnails für meine Videos, meine Beitragsbilder für Social Media und so gut wie alles, was ich grafisch brauche in der kostenlosen Version von Canva.

Das Einzige, was man vielleicht brauchen könnte und das nur in der bezahlten Variante angeboten wird, ist das Freistellen von Bildern. Das bedeutet, dass sie keinen Hintergrund haben und man z.B. eine Person vor einen anderen Hintergrund „stellen“ kann. Da man allerdings eigene Bilder auch in der Gratisversion hochladen kann, habe ich hierfür gleich die Empfehlung für ein anderes Tool mit im Gepäck für Dich.

7. Hintergründe von Bildern entfernen

Auch wenn die englische Sprache auf der Webseite von remove.bg anmuten ließe, dass die Firma irgendwo in Europa oder sogar Amerika zu Hause ist, Irrtum. Die Jungs sitzen tatsächlich bei mir um die Ecke in Wien und ich liebe ihr Tool. Wie habe ich mich früher gequält, wenn ich den Hintergrund eines Bildes entfernen wollte. Mit remove.bg geht das ruck zuck und für eine begrenzet Anzahl von Bilder bzw. ohne hohe Auflösung auch völlig kostenlos.

Einfach Dein Bild mit Drag and Drop auf die Seite ziehen und das „neue“ Bild ohne Hintergrund wieder herunterladen. Das war’s!

8. Audio auf YouTube stellen? Geht nicht, gibt’s nicht!

Meine Blogartikel – eine Ausnahme wird definitiv dieser, da er so viele Links enthält – gibt es normalerweise auch gemütlich mit meiner Stimme zum Anhören. Da ich jetzt nicht die große Podcasterin bin und mir dafür nicht einen eigenen Podcast zulegen möchte, nutze ich Headliner. Es gibt einem übrigens auch die nette Möglichkeit ein kurzes Audio auf Facebook oder Instagram zu teilen.

Bei YouTube kann man ja bekanntlich nur Videos hochladen. Wie bekommt man also aus einer MP3 – also einer Audiodatei – ein Video. Ganz einfach und natürlich kostenlos – mit Headliner!

Wenn Du ab und zu den Hintergrund von einem Foto entfernen möchtest und das freigestellte Bild nicht in einer besonders guten Auflösung brauchst, dann kannst Du das bei remove.bg völlig kostenlos und ohne Anmeldung tun. Finde ich einfach top!

9. Zoom – so weit und doch so nah

Videokonferenzen sind etwas, das ich in den letzten 1,5 Jahren wirklich zu schätzen gelernt habe. Es ist faszinierend, wie viel beim virtuellen Gegenüber an einem Tisch sitzen rüberkommt. Inzwischen mache ich meine Termine, Gruppen-Calls und Mentorings so gut wie ausschließlich über Zoom. Ich hatte mich früher schon viel mit Skype beschäftigt, aber wenn ich mit Gruppe gearbeitet habe, wurde es ab spätestens 4 Teilnehmern sehr instabil, das habe ich bei Zoom nie erlebt. Ich persönlich arbeite jetzt bereits seit rund 2 Jahren mit der bezahlten Variante und gehe damit auch Live auf Facebook bzw. nutze auch die Webinar-Funktion. Aber bereits in der kostenlosen Version ist Zoom eine gute Unterstützung. Abgesehen davon, dass hunderte Kilometer in Bruchteilen von Sekunden überwindbar werden, spart man sich auch kürzere Anfahrtswege und somit wieder einiges an kostbarer Zeit.